Política de Privacidad

GENNIA S.A.S. (en adelante, "Gennia", "nosotros" o "la empresa"), con domicilio en Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus plataformas (Genniasistent, GenDates, GENGIS, Gennialy y soluciones a la medida), incluyendo la integración con WhatsApp Business, Messenger e Instagram para gestión de conversaciones y automatización con inteligencia artificial.Gennialy es la plataforma de CRM conversacional operada por GENNIA S.A.S.

Esta política describe qué datos recolectamos, cómo los usamos, con quién los compartimos y los derechos que tienes como titular de la información, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 de Colombia (Régimen General de Protección de Datos Personales) y demás normativa aplicable.

1. Información que recolectamos

Recolectamos información en tres categorías:

1.1. Información de cuenta del cliente Gennia: nombre, correo electrónico, organización a la que pertenece, contraseña (almacenada cifrada), rol asignado.

1.2. Información de contactos finales (clientes de nuestros clientes): nombre de perfil, número de teléfono o ID de canal (wa_id, page_id, ig_user_id), contenido de los mensajes enviados, hora de los mensajes, estado de entrega y lectura. Esta información se recolecta a través de los webhooks oficiales de Meta para WhatsApp Business, Messenger e Instagram.

1.3. Información técnica: dirección IP, identificadores de sesión, registros de eventos del sistema y métricas agregadas de uso de la plataforma.

1.4 Modelo multi-tenant: integración del WhatsApp del cliente

Gennialy permite que cada cliente conecte su propio número de WhatsApp Business Account (WABA) a la plataforma. En este escenario:

• El cliente conserva la propiedad de su WABA, número, plantillas, contactos y conversaciones.
• GENNIA S.A.S. opera como Tech Provider aprobado por Meta y como Encargado del Tratamiento (en términos de la Ley 1581 de 2012 de Colombia) de los datos personales que el cliente nos confíe para prestar el servicio.
• El cliente actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus propios usuarios finales (los contactos que escriben a su WhatsApp). Es obligación del cliente contar con la autorización válida y previa de sus contactos para enviarles mensajes por WhatsApp.
• Gennialy procesa esos datos únicamente bajo las instrucciones del cliente y para los fines del servicio contratado.

2. Cómo usamos tu información

Usamos los datos para:

• Operar las plataformas de Gennia y entregar el servicio contratado.
• Procesar mensajes entrantes y salientes desde los canales sociales del cliente.
• Generar respuestas automáticas mediante modelos de inteligencia artificial.
• Mostrar estadísticas y métricas de actividad al cliente.
• Mejorar la calidad del servicio y prevenir abusos.
• Cumplir obligaciones legales y contractuales.

3. Con quién compartimos información

Gennia no vende ni comercializa los datos personales. Compartimos información estrictamente con los siguientes proveedores tecnológicos, bajo acuerdos de confidencialidad y procesamiento de datos:

• Meta Platforms (WhatsApp, Facebook, Instagram): para envío y recepción de mensajes a través de la Graph API.
• Supabase Inc.: para almacenamiento de bases de datos, autenticación y archivos del cliente. Servidores ubicados en Estados Unidos (us-east-1).
• Vercel Inc. (incluyendo AI Gateway): para hosting de la aplicación y procesamiento de mensajes con modelos de IA (OpenAI, Anthropic, entre otros).
• Proveedores de modelos de lenguaje (OpenAI, Anthropic): los mensajes se envían a sus APIs para generar respuestas automáticas. Estos proveedores se comprometen contractualmente a no usar el contenido para entrenar sus modelos.

4. Tiempo de retención

Conservamos los datos mientras tengas una cuenta activa con Gennia. Los mensajes y conversaciones se conservan por el tiempo que el cliente lo requiera para su operación. Al cerrar la cuenta, los datos se eliminan dentro de los 30 días siguientes, salvo obligaciones legales de retención.

5. Tus derechos

Como titular de tus datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se da a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando aplique.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

Para ejercer estos derechos puedes escribirnos al correo de soporte de Gennia o usar el formulario de eliminación de datos.

6. Seguridad

Implementamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger tus datos: cifrado en tránsito (HTTPS/TLS), cifrado en reposo en la base de datos, control de acceso por roles, separación lógica por organización (Row Level Security) y registros de auditoría.

7. Menores de edad

Gennia está dirigido a empresas, instituciones y profesionales. No recolectamos intencionalmente datos de menores de 14 años. Si tienes conocimiento de que un menor ha proporcionado datos sin el consentimiento de sus padres o tutores, contáctanos para eliminarlos.

8. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en nuestras prácticas o por motivos regulatorios. La fecha de la última actualización aparece en la parte superior. Notificaremos a los clientes activos por correo cuando haya cambios sustanciales.

8.1 Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA)

Cuando el cliente carga datos personales de terceros (sus contactos finales) a Gennialy para ser procesados — por ejemplo al recibir o enviar mensajes vía WhatsApp Business — se entiende celebrado entre el cliente (Responsable) y GENNIA S.A.S. (Encargado) un Acuerdo de Tratamiento de Datos en los siguientes términos mínimos:

• El Encargado tratará los datos únicamente para prestar el Servicio contratado.
• El Encargado no usará los datos para fines propios ni los venderá a terceros.
• El Encargado implementará las medidas técnicas y organizativas indicadas en la sección 6.
• El Encargado notificará al Responsable cualquier incidente de seguridad relevante en un plazo razonable.
• Al terminar la relación contractual, el Encargado eliminará o devolverá los datos según lo solicite el Responsable, salvo obligación legal de retención.
• El Encargado puede utilizar sub-encargados (Supabase, Vercel, proveedores de IA, Meta) bajo obligaciones equivalentes de confidencialidad y seguridad.

9. Contacto

Si tienes preguntas sobre esta política o el tratamiento de tus datos, puedes escribirnos a través de la web gennia.co o por WhatsApp.